Özel Güvenlik İlan Servisi

Güvenlik Departmanı Organizasyon Yapısının Tasarlanması

Organizasyon yapısı, bir kuruluşun görevlerini ifa etmeye yetecek fonksiyonları içerecek şekilde tasarlanmalıdır. Bu nedenle, Güvenlik Departmanının yapısı da organik yapısı içerisinde yer aldığı ana kurumun organizasyon yapısına, beklentilerine ve ana faaliyet alanının gereklerine cevap verecek şekilde düzenlenmelidir.

Bunun yanında, Güvenlik Departmanlarının doğal görevleri ve yaygın olarak kabul edilmiş fonksiyonları, organizasyon yapılarının belirlenmesinde kilit rol oynar.

Güvenlik Departmanının organizasyon yapısı tasarlanırken, cevap verilmesi gereken ilk soru; Departman Yöneticisinin şirket içinde doğrudan kime raporlayacağıdır. Ülkemizde, Güvenlik Departmanlarının İnsan Kaynakları, Operasyon, Destek Hizmetleri, Bina Yönetimi gibi diğer departmanlara bağlı olarak çalıştığı görülmektedir.

Ancak dünya uygulamalarında bu durum hayli farklıdır ve Güvenlik Departmanlarının genellikle en tepedeki yöneticiye (CEO, Genel Müdür) raporladığı görülmektedir. Ülkemizde de bir çok yabancı sermayeli firmanın Güvenlik Departmanının bu şekilde organize edildiği görülmektedir.

İçerdiği çeşitli fonksiyonlar nedeniyle uygulamalarında bağımsız olması gerektiği düşüncesinden hareketle, güvenlik departmanlarının mümkün olduğu kadar üst düzeydeki bir yöneticiye raporluyor olması uygun bir çözümdür. Kurumun tepe yöneticisinin yoğun çalışma programı nedeniyle, güvenlik departmanının günlük ihtiyaçlarına cevap verecek bir makama ihtiyaç duyuluyorsa, bunun için en uygun makam Destek Hizmetleri fonksiyonuna sahip olan departmandır.

Güvenlik Departmanı yöneticisinin nasıl isimlendirildiği de şirketten şirkete değişmektedir. Uygulamada, güvenlik yöneticilerinin güvenlik direktörü, başkanı, yöneticisi, şefi, amiri, proje sorumlusu, koordinatörü, vb. isimlerle de anıldığı bilinmektedir. Diğer yandan, güvenlik hizmetleriyle birlikte, ilgili diğer görevleri de yerine getirdiklerinden, bazen “güvenlik ve idari işler” , bazen güvenlik fonksiyonunu da içeren “bina yöneticisi” , bazen sektör özelliğine göre “güvenlik ve kayıp önleme müdürü/direktörü”, “enerji güvenliği direktörü” , “güvenlik danışmanı”, “savunma sekreteri” gibi ünvanların da güvenlik yöneticisi ile iş anlamlı olarak anıldığı görülmektedir. Bu konudaki seçim, şüphesiz şirket tercihidir ama en uygun seçimler “Güvenlik Müdürü” veya “Güvenlik Direktörü” veya “Güvenlik Yöneticisi” olarak görülmektedir. Bu sayfada anlatım kolaylığı açısından Güvenlik Yöneticisi tabiri kullanılacaktır.

Güvenlik Yöneticisi, departmanın büyüklüğüyle bağlantılı olarak bir veya daha çok yardımcı yönetici tarafından desteklenmelidir. Yardımcı yöneticiler, şirketin coğrafi yapılanmasına, içinde barındırdığı çeşitli fonksiyonlara ve her biri değişik uygulamalar gerektiren mevcut güvenlik alt disiplinlerine göre belirlenebilir. Her yardımcı yönetici, departmanın daha alt departmanlarını yönetir.

Örnek olarak; bir perakende zincirinin güvenlik departmanındaki yardımcı yöneticiler, mağaza formatlarına göre ve/veya coğrafi konumlamaya göre belirlenebilir. Diğer bir ifadeyle, belli sayıdaki ve aynı formattaki mağazalar için bir veya mağaza sayısı fazlaysa birden çok yönetici yardımcısı atanabilir. Dolayısıyla, Hiper Market formatındaki mağazalar için bir yönetici yardımcısı, Süper market formatındaki mağazalar için bir yönetici yardımcısı atanabilir. Diğer bir uygulama ise, her coğrafyalardaki tüm formatlar için bir yönetici atanabilir, Marmara, Ege vb gibi.

Başka bir örnek ise; bir havalimanı güvenlik departmanının, iç hatlar, dış hatlar departmanlarına bölünmesi, banka güvenlik departmanının şube tiplerine göre veya şubeler-genel müdürlük binalarına göre bölünmesidir.

Bunun yanında, kendisine has güvenlik sorunları olan bina ve tesisler de alt departmanlar haline getirilebilir. Örnek olarak; bir Dağıtım Merkezi, bir Petrol Boru Hattı veya bir Bilgi İşlem Merkezi farklı güvenlik teknikleriyle korunması nedeniyle ayrı bir departman haline getirilebilir.

Fonksiyonel olarak alt bölünme ise, departmana yüklenen görevler ve bu görevlerin yoğunluğuyla bağlantılıdır. Aşağıdaki bazı örnekler, iş yoğunluğu fazla olan alt birimlere göre verilmiştir. İş yoğunluğu az olan fonksiyonlar için, bir-iki kişilik çalışma ekipleri oluşturulabilir ve departman içinde uygun bir yönetici yardımcısına veya doğrudan Güvenlik Yöneticisine bağlanabilir.

* Çok sayıda personeli olan ve personel güvenliği konusunda tedbirler alan şirketler için Personel Güvenliği Departmanı;

* Bilgi teknolojileri sistemlerindeki güvenlik uygulamalarını yürüten, şirketin bilgi sermayesini koruyan tedbirleri alan Bilgi Güvenliği Departmanı

* Şirket prosedürlerinin ihlallerini ve şirket içi usülsüzlükleri araştıran ve yönetime raporlayan İç Soruşturmalar Departmanı,

* Güvenlik personelinin eğitimlerini icra eden, görev başı denetimlerini gerçekleştiren Eğitim ve Denetim Departmanı,

* Özellikle finans kuruluşlarının maruz kaldığı dolandırıcılık olaylarını araştıran ve adli makamlara ileten Dolandırıcılık ve Sahtecilik Departmanı,

* Departmanın tüm operasyonel hizmetlerini icra ve koordine eden Operasyon Departmanı;

Güvenlik departmanı, kendi görev özelliğine göre ve şirket imkânlarına göre hem coğrafi hem de fonksiyonel olarak bölünebilir.

Alt departmanların yöneticileri için kullanılabilecek ünvanlar yine şirketin genel organizasyon yapısı ile bağlantılı olarak, belirli bir coğrafi bölge için “bölge müdürü”, “saha müdürü”, “operasyon müdürü/amiri” , “departman/şube müdürü/şefi”, “ vb. ünvanlar kullanılabilmektedir.

Bunun yanında, şirketin ve departmanın büyüklüğüne göre sahada daha alt bölünmelere de gidilebilir. Örnek olarak; şef veya amir ünvanıyla, mağaza güvenlik, rafineri güvenlik, bina güvenlik, fabrika güvenlik, depo güvenlik yöneticileri, şube güvenlik sorumluları atanabilir.

Sahada, güvenlik yöneticisi olmayan başka bir saha yöneticisine raporlayan güvenlik personelinin durumu da tartışmaya açık bir konudur. Şirketin önemli bir tesisinin yöneticisi, aynı zamanda tesisin güvenlik personelinin de yöneticisi olmalı mıdır? Uygulamada tesisin yöneticisi her türlü tasarrufa sahip bir şekilde tüm tesisin başarısından sorumludur. Ancak, güvenlik personeli ile olan yönetim ilişkisinin de açıkça belirlenmesi gerekmektedir.

Güvenlik personelinin fonksiyonel açıdan güvenlik departmanına bağlı olması yaygın bir uygulama olmasına rağmen, en doğru uygulamanın saha yöneticisinin şirketin iş yapış şekilleriyle ilgili günlük prosedürler konusunda söz sahibiyken, güvenlik departmanının güvenlik personelinin görevleriyle ilgili tam bir kontrole sahip olması gerekmektedir. Bu düzenleme, sahadaki yöneticilerin güvenlik personeline fonksiyon dışı iş yaptırma, usulsüzlükleri gizleme gibi eğilimlerini geçersiz kılacak ve şirketin güvenlik fonksiyonlarından azami verim almasını garanti edecektir.

Güvenlik Departmanı kendi içindeki faaliyetleri yürütebilmek için bazı idari fonksiyonlu personele de ihtiyaç duymaktadır. Aşağıdaki örnekler yine iş yükü fazla departmanlar için verilmiş olup, gerektiğinde daha az sayıdaki personelin bünyesinde birleştirilebilir veya operasyonel hizmetlere daha çok kaynak ayırmak için bazı hizmetler diğer ilgili departmanlara veya hizmet alınan güvenlik şirketine transfer edilebilir.

İdari İşler (ve Lojistik) Sorumlusu: üniforma, silah ve teçhizat gibi malzeme yönetimini yapmak, bunların hakediş, tedarik ve dağıtım işlemlerini koordine etmek, masrafların takibini yapmak, vb.

Personel İşlemleri (veya İnsan Kaynakları) Sorumlusu: güvenlik personeli hakkındaki insan kaynakları hizmetlerini yerine getirmek (işe alım, çıkarma işlemleri, özlük haklarının takibi vb). Bu işlemler şirketin IK departmanı tarafından yapılıyorsa departman içinden bir kişinin bu işlemleri koordine etmek konusunda görevlendirilmesi uygundur.

Resmi İşlemler Sorumlusu: özellikle departmanın 5188 sayılı kanunla ilgili yoğun faaliyetleri varsa, bu işlemlerin belirli bir veya iki kişi tarafından yapılması uygundur.

Elektronik Güvenlik Sistemleri Sorumlusu: CCTV sistemleri, Alarm Sistemler ve diğer elektronik güvenlik sistemlerinin malzeme seçimi, projelendirilmesi, monte edilmesi, arızaların takip edilmesi, prosedürlenmesi gibi hizmetleri yürütür. Finansal boyutu yüksek projeler yürütülen bir Güvenlik Departmanında bu hizmeti sağlayana bir kişinin bulunması her geçen gün elzem hale gelmektedir.

Bir çok Güvenlik Departmanı, günün her saati, haftanın her günü meydana gelebilecek güvenlik olaylarını takip etmek, raporlamak ve ilk müdahaleleri yönetmek maksadıyla, güvenlik operasyon merkezleri kurmaktadır. Alarm İzleme Merkezlerinden farklı görevleri sahip bu organizasyonlar hem departmana, hem de şirketin geneline faydası göz ardı edilemeyecek destekler sunmaktadır. Güvenlik dışındaki personelin dahi, ihtiyaç duyduğunda baş vurabileceği bu merkezler, şirketteki güvenlik seviyesinin, aidiyet duygusunun ve yönetim kolaylığının anahtarı durumundadır. Bu nedenle, Güvenlik Operasyon Merkezi, Güvenlik İzleme Merkezi, Güvenlik Yardım Masası, Güvenlik Çağrı Merkezi, Acil Durum Merkezi gibi isimlerle anılan bu ünitelere departman yapısı içinde yer verilmesi uygundur.

Sonuç olarak güvenlik departmanı organizasyon yapısı planlanırken aşağıdaki hedefler gözetilmelidir;

* Kurum tarafından ve yasalarla departmana verilen görevler başarılabilmeli,

* Kurumun yapısıyla ve prosedürleriyle uyumlu olmalı,

* Kurumun ana fonksiyonunu kolaylaştırmalı ve ona entegre olmalı,

* Ekonomi ve uygulamada kolaylık sağlamalıdır.