Rapor Yazmak
Güvenlik Müdürü, riskBir tehditten, güvenlik olayından veya benzeri nedenlerden dolayı kayıp verme olasılığıdır. analizlerinin sonuçlarını sunmak, yöneticileri yeni bir uygulama için bilgilendirmek, yönetimin bir konuda karar alması için gerekli bilgileri sunmak vb maksatlar için her zaman raporlar hazırlamak durumundadır.
Bir raporun etkili olabilmesi için, içeriğinin ve formatının tutarlı ve şeklen doğru olması gereklidir.
Raporun içeriğinde tutarlılığının sağlanması için,
- raporun yazılmasından önce maksadı belirlenmeli,
- hedef kitlesi (yöneticiler) analiz edilmeli
- sonuçta varılmak istenen hedef(ler) ortaya konulmalıdır.
Raporun maksadı, örnek olarak; yöneticileri meydana gelmiş bir kaza olayı veya yeni bir güvenlik uygulaması hakkında bilgilendirmek, yeni ziyaretçi prosedürünün uygulanması hakında açıklama yapmak, riskBir tehditten, güvenlik olayından veya benzeri nedenlerden dolayı kayıp verme olasılığıdır. analizi sonucunda belirlenen güvenlik açıklarının kapatılması için yönetimi bütçe tahsis etmeye ikna etmek olabilir.
Raporun kapsamı da doğal olarak maksadına uygun olmalıdır. Bilgilendirme maksadıyla yazılan bir raporda, bilgi ve bulguların veya istenen hususların doğrudan anlatılması yeterliyken; ikna maksadıyla yazılan bir raporda, doğruluğu bilimsel yöntemlerle ispatlanmış veriler ve analizlerle desteklenen alternatif hareket tarzları ve teklifler bulunmalıdır.
Yöneticilerin raporun konusu hakkında ne bildikleri, raporda yer verilecek konulara karşı nasıl bir tutum içerisinde oldukları ve rapordan ne bekledikleri gibi konular dikkate alınmalıdır. Örnek olarak; ziyaretçi prosedüründeki değişiklikle ilgili bir raporda yeni kısıtlamalardan bahsediliyorsa, yöneticilere bu kısıtlamaların mantıklı bir açıklamasının yapılması, eski uygulamadan kaynaklanan risklerin kendilerini nasıl etkileyeceği; yeni güvenlik yatırımları teklif ediliyorsa, bu yatırımların maliyeti ve geri dönüşünün nasıl olacağı gibi hususlar açıklanmalıdır.
Raporun hedefi, yöneticilerin bir konuda bilgi sahibi kılınması, yeni bir davranış normunun geliştirilmesi veya raporu yazanın taleplerinin kabul edilmesini sağlamaktır. Raporun içeriğinin açıkça bu hedefleri karşılayacak şekilde yapılandırılması ve yöneticiden talep edilenlerin raporda net olarak yer alması gerekmektedir.
Raporun Formatı
Her raporun formatı, farklı başlıklarla da olsa hemen hemen aynı konuları kapsar ve genellikle rapora resmi bir kişilik sağlamaya yarar. Raporun başlık sırasıyla, yazma sırası ve yöneticiler tarafından okuma sırası tamamen farklıdır.
Format başlıkları, raporun yazılma sırası ve genellikle okunma sırası aşağıdaki tabloda gösterildiği gibidir.
Yönetici Özeti; bu bölüm, rapordaki tüm ana noktaları (teklifler dahil) içermelidir. Yönetici bu bölümü okuyarak, raporun tamamı hakkında bilgi sahibi olabilmeli ve yeterli görürse bu özet üzerinden karar verebilmeli veya raporun tamamını okumaya ilgi duyabilmelidir.
Raporun e-posta ile gönderilmesi halinde, yönetici özetinin mesaj metnine yazılması, raporun ise mesaja ek yapılması uygun bir yöntemdir.
İçindekiler bölümü; hem bölüm başlıklarını hem de sayfa numalarını kapsamalıdır. İçindekiler bölümünün uzunluğu, müstakil bir sayfa olmalı ve raporun toplam sayfa sayısı ile uyumlu olmalıdır.
Giriş bölümü; raporun hangi maksatla yazıldığının ifade edildiği veya öncesi hakkında bilgi verildiği bölümdür. Raporun takip eden bölümleri bu maksadı karşılayabilecek şekilde tasarlanır. Yazılma sırası ilk olmasına rağmen, son aşamada düzeltilebilir.
Ana Metin; temel bilgilerin yer aldığı bölümdür. Rapor maksadına ve hedefine göre tüm bilgi ve bulgulara, analizlere bu bölümde yer verilir. Gerekiyorsa, grafikler, tablolar, karşılaştırmalarla takviye edilir. Raporun uzamasına ve karmaşıklaşmasına neden olacak bilgiler ek olarak düzenlenebilir. Raporun bu bölümü, yönetici tarafından genellikle okunmasa da, bir başka kişiye ayrıntılı olarak incelemesi için devredilebileceği unutulmamalıdır.
Sonuçlar; ana metinde ulaşılan sonuçlar, ana metindeki sıraya uygun olarak, özet halinde bu bölümde yazılır. Herhangi bir tablo, şekil, grafik bulunmaz. Okuyucuyu teklifler bölümüne hazırlar.
Teklifler; yöneticilere yapılan yönlendirmeleri içerir.
- Bilgilendirme ve açıklama maksatlı raporlarda; rapora konu edilen olayın olumlu yönde geliştirilmesi için teklifler sıralanır. Raporun konusu teklif içermiyorsa, teklif olmadığı belirtilebilir.
- İkna maksatlı raporlarda; mevcut alternatifler en uygundan en az uygun olana doğru avantajları ve dezavantajları belirtilerek sıralanır. En uygun kararın ne olduğu belirtilebilir.
Diğer Hususlar
- Rapor, dilbilgisi kurallarına uygun, sade bir dille yazılmalı, jargondan kaçınılmalıdır.
- Gereksiz tekrarlardan ve uzun cümlelerden kaçınılmalıdır.
- Okuması kolay olmalı, satır araları, paragraf boşlukları ve yazı fontu göz yorucu olmamalıdır.
- Teklifler; kabul edilebilir, uygulanabilir, yazılı ve yazılı olmayan kurallara uygun, işlevsel olmalıdır.
- Bilgiler doğru, incelemeler objektif olmalı, duygusal ifadelerden sakınılmalıdır.
Copyright
©
2020 ÖZEL GÜVENLİK İNTERNET SİTESİ. All Rights Reserved.
Özel Güvenlik İlanları
Özel Güvenlik Firmaları
Özel Güvenlik Yasası
Özel Güvenlik Sendikası
Özel Güvenlik Haberleri
Özel Güvenlik Duyuruları
Özel Güvenlik Hakkında
Özel Güvenlik Şirketi Açmak
Özel Güvenlik Denetimleri
Özel Güvenlik Eğitimleri
Özel Güvenlik Okulları
Özel Güvenlik Üniversitesi
Özel Güvenlik Fiziki Bilgiler
Özel Güvenlik Sosyal Medya
Özel Güvenlik Psikolojisi
Özel Güvenlik Dünyadaki Durum
Özel Güvenlik Tarihi
Özel Güvenlik Araştırmaları
Kamera Sistemleri
Yakın Koruma
Yakın Savunma Teknikleri
Sokak Kavgasından Korunma
Dijital Güvenlik
Aile Güvenlik Bilgisi
Sosyal Güvenlik
Mobil Takip Sistemleri
Sıhhi Yardım Bilgisi
Doğal Afet Eğitimleri
Yangın ve Kurtarma Eğitimi
Sanal Güvenlik
İşletme Güvenliği
Bizi Takip Edin
facebook/guvenlikgorevlisi
twitter/ozel_guvenlik
instagram
google/ozelguvenlik
